A medida que la Oficina de Gestión de Personal completó años de proyectos de modernización, la agencia enfrenta un cronograma de ajuste para ingresar al proceso de jubilación federal sin papel.

Según la guía publicada la semana pasada, OPM ha proporcionado a los agentes menos de un mes para recurrir a los servicios completos de jubilación digital para todos los empleados federales recién retirados.

“Con tecnología anticuada y procedimientos engorrosos, los sistemas tradicionales han retrasado la jubilación y los empleados frustrados tomarán sus carreras en servicios públicos”, dijo Charles Ezell, director interino de OPM, en la guía. “Al aprovechar la tecnología moderna y la colaboración entre agencias, OPM ha estado trabajando para proporcionar un proceso de jubilación rápido, fácil de usar y receptivo”.

En un comunicado de prensa el lunes, la administración Trump promocionó el esfuerzo cuando el Departamento de Eficiencia (DOGE) dirigió el esfuerzo. Ezell dijo que Dege ha estado trabajando con el equipo de servicios de jubilación de OPM en los últimos meses, “el objetivo es crear un proceso totalmente digital que reduzca en gran medida el tiempo que lleva procesar aplicaciones de jubilación, proporcionando así a los empleados federales una experiencia más efectiva y mejorada”.

La creación de proyectos de OPM y las pruebas de su aplicación de la aplicación de jubilación en línea (ORA) han estado sucediendo durante más tiempo. Contando al menos a 2023, OPM registró planes para lanzar ORA. OPM escribió en su defensa presupuestaria del Congreso para el año fiscal 2024 que ha comenzado a desarrollar el ORA, que se describe como un “portal orientado al cliente que permite a los jubilados, agentes y proveedores de unidades salariales enviar sus solicitudes de jubilación en línea”.

Durante la administración Biden, OPM también publicó un plan de modernización de TI para el año fiscal 2022 al fiscal 2026, que establece un cronograma para mejorar los servicios de jubilación y otros programas de agencias a largo plazo. En este plan estratégico, OPM detalla los esfuerzos para modernizar la tubería de procesamiento de jubilación, incluidos los registros de jubilación electrónica (ERR), la aplicación de jubilación en línea (ORA) y la encuesta de servicios de jubilación. Sin embargo, el plan estratégico para la era de la era Biden parece haberse eliminado del sitio web de OPM. La página web que anteriormente contenía el documento ahora muestra un mensaje de “error inesperado”.

La administración Trump ahora está extendiendo el programa ORA a la línea de meta. Para el 2 de junio, los agentes que utilizan el Centro Nacional de Finanzas (NFC) o el Centro de Negocios Interiores (IBC) para los salarios y los servicios de recursos humanos deben presentarse electrónicamente. OPM dijo que planea proporcionar un sistema de presentación de jubilación electrónica separada para instituciones que no usan NFC o IBC.

“OPM coordinará directamente con los proveedores de la unidad de nómina para garantizar que todas las instituciones que sirvan tengan acceso a ORA en el futuro cercano”, escribió Ezell en una guía la semana pasada.

OPM también dijo que los agentes que usan NFC e IBC deberían comenzar a capacitar los cambios en el personal de recursos humanos antes del 2 de junio. Cualquier paquete de jubilación enviado por papel será devuelto al agente para el reenvío digital a través del sistema ORA.

Esta actualización se debe al creciente número de empleados federales que han optado por ingresar voluntariamente a la Agencia Voluntaria de Jubilación (VERA) y al Programa de renuncia de retraso (DRP). OPM recientemente argumentó que sin modernizar su sistema de recursos humanos, no podría “tratar el doble de la acumulación de aplicaciones de jubilación esperadas con la misma calidad de servicio”.

“OPM está experimentando un desglose sistemático de su infraestructura de recursos humanos, salarios y bienestar, como lo demuestran los errores salariales, retrasos en el procesamiento de jubilados, las quejas y las fallas serias de la liquidación de datos”, escribió la agencia en una advertencia de contrato entusiasta.

OPM alcanza otros hitos federales de jubilación

A lo largo de las décadas, OPM ha hecho esfuerzos para modernizar el proceso federal de jubilación y ha superado múltiples departamentos administrativos. En los últimos 20 años, OPM ha intentado una y otra vez para mejorar la tecnología y los procesos en torno al sistema de jubilación, aumentando constantemente las expectativas.

Alrededor de 2023, el entonces OPM CIO Guy Cavallo cambió la estrategia e intentó progresar en la modernización de la jubilación federal utilizando el enfoque de “poca mordida”. Cavallo dijo en ese momento que creía que los esfuerzos de modernización en el pasado habían fallado porque la agencia intentó un enfoque de “Big Bang”.

Como parte de una estrategia de TI que comenzó hace unos años, OPM comenzó a impulsar su solicitud de jubilación en línea y lanzó un chatbot para responder preguntas frecuentes sobre los programas federales de jubilación. Según las fuentes familiarizadas con los esfuerzos de modernización de jubilación de OPM, la agencia completó un piloto de jubilación digital en diciembre de 2024, quien acordó hablar con la red federal de noticias anónimamente.

A principios de este año, OPM alcanzó otros dos hitos en el trabajo que se digitalizaron digitalmente por años de trabajo. La agencia anunció en febrero que había procesado solicitudes federales de jubilación completamente en línea por primera vez de principio a fin. OPM anunció en abril que había lanzado una versión digital de cuatro manuales federales de jubilación, un proyecto que llevó a la agencia un año y medio completar.

Sin embargo, existen preocupaciones sobre cuánta diferencia hará el nuevo sistema de aplicaciones en línea en el cronograma de procesamiento de jubilación. Las aplicaciones móviles en línea pueden ayudar a reducir los errores de papeleo en la retiro de la Fed, pero los casos de jubilación más complejos han tardado más en completarse en la historia. Algunos empleados retirados también pueden tener registros de personas mayores con solo copias físicas disponibles, lo que aún requiere que se procese el trabajo en papel.

El informe de 2019 de la Oficina de Responsabilidad del Gobierno también señaló que las aplicaciones basadas en papel son solo una de las tres razones principales por las que OPM está trabajando para acelerar el proceso de jubilación. GAO dijo que los servicios de jubilación de OPM no tienen suficiente personal, especialmente durante la temporada de jubilación. El proceso se ha ralentizado aún más por las solicitudes incompletas por parte de empleados retirados.

John Hatton, vicepresidente de política y programa de la Asociación Nacional de Empleados Federales Activos y Retirados (NARFE), dijo que era “cautelosamente optimista” sobre el impulso para digitalizar las solicitudes federales de jubilación.

“Aunque OPM ha intentado el concepto antes, nos complace escuchar sobre expandir y acelerar la transferencia al proceso de solicitud de jubilación digital”, dijo Hatton a Federal News Network. “Si funciona bien, debería reducir los retrasos pesados ​​para los jubilados federales, esperando su anualidad de jubilación completa”.

“Pero no estamos listos para celebrar”, agregó Hatton. “Necesitamos analizar cómo funciona el sistema en la práctica. ¿Reducirá efectivamente el tiempo de procesamiento? Mantendrá una precisión en las aplicaciones de procesamiento, por lo que los jubilados obtendrán el beneficio total?”

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