La administración Trump requiere que las agencias rastreen si los empleados federales aparecen en las oficinas y si estos planes de regreso a la oficina aún subutilizan el espacio de su oficina.
En el memorándum del 21 de abril, OMB ordenó a las agencias que comenzaran a “utilizar la vigilancia” en edificios federales a partir de la semana pasada.
La Administración de Servicios Generales recomienda que cuando los empleados deslicen insignias en los puntos de control de seguridad o usen datos de computadoras portátiles o check-in diario, las agencias capturan datos de los empleados refrescantes insignias de identificación a aproximadamente cuántos empleados trabajan en edificios federales.
El memorándum de OMB proporciona a los agentes datos sobre la ocupación de edificios hasta el 19 de mayo para comenzar a recolectar. Estos datos incluyen un resumen del número total de residencias diarias por día durante la semana y la tasa de ocupación promedio por edificio basada en el promedio de dos semanas. Se espera que OMB esté implementado completamente antes del 4 de julio.
“La administración Trump se compromete a aprovechar efectivamente el dinero de los contribuyentes y reducirá la huella de bienes raíces federales para eliminar el espacio de oficina federal no utilizado y desperdiciado”, declaró el memorando.
En el informe anual, los agentes deben decirle a OMB que suponiendo que cada empleado tenga 150 pies cuadrados de espacio de oficina, sus edificios cumplirán o superarán el objetivo de utilización del 60%.
El memorándum de OMB excede lo que la ley requiere bajo la utilización de la Ley de tecnología efectiva y mejorada (uso) del espacio.
El ex presidente Joe Biden firmó la Ley de TI en enero, requiriendo que las oficinas de GSA y gestión y presupuesto reduzcan o fusionen espacio si la utilización federal de edificios es inferior al 60%.
“La implementación e informes de los datos de ocupación es una prioridad para permitir que la acción rápida reduzca el gasto derrochador y garantice el cumplimiento de la política de retorno al trabajo”, declaró el memorando.
El memorándum de OMB deroga el memorándum de la Administración Biden 2024, que también establece un objetivo para reducir el espacio de oficina subutilizado.
Norman Dong, un ex comisionado de los servicios de construcción pública de GSA bajo la administración de Obama, dijo que el uso del espacio y mejoró el proyecto de ley de tecnología (úselo) es parte de una ley más grande para mejorar los puertos, los puertos y otras infraestructuras del agua, lo que requiere que la GSA proporcione a las agencias métricas comunes para rastrear el uso de edificios.
“Se ha propuesto un proceso muy claro y una línea de tiempo en estas reformas de edificios públicos, que es parte de la Ley de Desarrollo de Recursos Hídricos. El primer paso es que todos están de acuerdo en cuál debería ser el código”, dijo Dong.
El uso del proyecto de ley solo se aplica a las 24 agencias federales más grandes, pero OMB dijo que sus requisitos federales de utilización de edificios se aplicarían al gobierno.
“La Ley de uso de TI se limita a las agencias de la Ley CFO, pero la guía proporciona a todas las agencias requisitos para apoyar los esfuerzos para eliminar el espacio y los costos innecesarios”, declaró el memorando.
La administración Trump es las agencias gobernantes que serán responsables del espacio de oficina subutilizado.
El Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano anunció planes para mudarse de su sede de Washington, D.C., ya que solo está a la mitad de cualquier día.
La Oficina de Gestión y Estimaciones de Presupuesto en agosto de 2024 que trabajan trabajadores remotos en la oficina, alrededor del 60%. OMB determina que aproximadamente la mitad de la fuerza laboral federal no es elegible para el teletrabajo y trabaja a tiempo completo.
La Red de Noticias Federales informó por primera vez en abril que los líderes de GSA discutieron cómo las nuevas tecnologías ayudarán a rastrear a los gobiernos de ocupación de la construcción federal.
El comisionado de PBS, Michael Peters, dijo al personal el 3 de abril que muchas agencias, incluida la GSA, no tenían números precisos en sus oficinas en ningún día.
“En realidad no sabemos cuántas personas hay en nuestro edificio”, dijo Peters. Sabemos cuántas personas hay en el edificio, lo cual es bueno. Sin embargo, debemos saber esto en cada instalación que poseemos o arrendamos porque es un indicador básico. “
Peters también dijo que el GSA establece un objetivo de utilización del 80% para edificios federales, y agregó que muchos agentes no tienen cifras precisas en todas las oficinas en ningún día.
“Sabemos que el número es el mejor”, dijo. “Ya sea 50% o 60% o 40%, definitivamente no es el nivel del 80% que queremos alcanzar”.
Los funcionarios inmobiliarios de GSA pidieron ser anónimos porque todavía trabajan en la industria, y dijo que lograr una utilización del 80% para sus edificios sería un desafío para muchas agencias.
“Incluso en la sede de una empresa o firma de abogados, es inusual encontrar más del 70% de la utilización en un día determinado porque las personas se enferman, viajan o visitan el sitio del proyecto”, dijo el ex funcionario.
Los legisladores republicanos presionaron repetidamente a la administración Biden para los datos federales de ocupación del edificio mientras las instituciones relajaban gradualmente sus políticas de trabajo y teletrabajo remotos en la era de la pandemia. Pero el ex funcionario inmobiliario de GSA dijo que los datos de ocupación son un objetivo cambiante.
“En un día determinado, algunas personas pueden haber sido contratadas, algunas pueden haber renunciado. Algunos contratistas ocupan espacio gubernamental. Por lo general, no se cuentan con su cabeza, por lo que no está seguro de cuántas personas hay allí”, dijo el funcionario. “Esta métrica es difícil”.
El uso de la Ley de TI utiliza datos de la tarjeta de autenticación de identidad personal (PIV) como fuente para los datos de utilización de edificios si un empleado debe deslizar la insignia de la tarjeta cuando está en el trabajo.
“Si una agencia federal utiliza datos de la tarjeta PIV y puede cumplir con los requisitos de la factura, no se requiere tecnología adicional. Se pueden recopilar datos de la tarjeta PIV de la puerta rotaria alojada de la agencia, los lectores de tarjetas para el acceso al espacio o ambos”.
El memorando de OMB establece que los agentes ocupantes que usan estos datos deben proteger la información de identificación personal y solo pueden contar la primera diapositiva de insignia del empleado del día para evitar contar al mismo empleado varias veces en un día durante el día de ingresar y salir del edificio.
De acuerdo con los requisitos de TI de TI, GSA utilizó recientemente una lista de herramientas que las agencias pueden usar para capturar los datos de ocupación.
Dan Mathews, ex comisionado de PBS bajo la administración Trump, dijo a Federal News Network el mes pasado que los datos de la tarjeta PIV no son la forma más efectiva de rastrear la ocupación de la construcción.
“Estos sistemas están diseñados para la seguridad y no para el apalancamiento. Es realmente costoso, por lo que no puede implementarlo a escala. No es posible. No podrá hacerlo”.
En cambio, Mathews recomienda pequeños sensores que las agencias usan para rastrear la ocupación.
GSA utilizará datos de computadora portátil para evaluar cuántos empleados hay en el edificio.
Peters dijo que los datos harán que las agencias deben ser claras sobre sus espacios de oficina en una situación en la que la fuerza laboral federal se reduce considerablemente.
“Es especialmente importante que podamos obtener datos en este momento porque los números se están moviendo”, dijo Peters. “Es un objetivo moverse. Necesitamos datos diarios en tiempo real en esta área para mejorar nuestra eficiencia”.
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